Eine IKS-gerechte Dokumentation beschreibt Zweck, Start und Ende, Inputs, wesentliche Schritte, Systeme, Schnittstellen, Rollen, Risiken, Kontrollen, Outputs und Nachweise. Sie zeigt den tatsächlichen Sollprozess und ist mit Richtlinien sowie Arbeitsanweisungen verknüpft.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Kritische Entscheidungspunkte und manuelle Eingriffe sollten sichtbar sein.
- Der Detaillierungsgrad muss ausreichen, um Risiken und Kontrollen zu verstehen, ohne jedes Routineklicken zu dokumentieren.
Ausführliche Erklärung
Eine IKS-gerechte Dokumentation beschreibt Zweck, Start und Ende, Inputs, wesentliche Schritte, Systeme, Schnittstellen, Rollen, Risiken, Kontrollen, Outputs und Nachweise. Sie zeigt den tatsächlichen Sollprozess und ist mit Richtlinien sowie Arbeitsanweisungen verknüpft. Kritische Entscheidungspunkte und manuelle Eingriffe sollten sichtbar sein. Der Detaillierungsgrad muss ausreichen, um Risiken und Kontrollen zu verstehen, ohne jedes Routineklicken zu dokumentieren.
Häufige Fehler
- Die Prozesslandkarte einmal erstellen und danach nicht mehr pflegen.
- Prozessbeschreibungen ohne Verantwortliche und Versionierung ablegen.
- Die Dokumentation von der tatsächlichen Praxis abkoppeln.
- Schnittstellen und Systeme nicht vollständig abbilden.
- Prozessänderungen nicht zeitnah in Risiken und Kontrollen nachführen.
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